Ob in Form von Transportrobotern, Reverse-Logistik-Lösungen oder intelligenten Softwarelösungen – das Potenzial, um Fulfillment-Prozesse effizienter zu gestalten, ist enorm – gerade, wenn es darum geht, den Überblick über komplexe Lieferketten zu behalten und dem Arbeitskräftemangel entgegenzuwirken. Wir sehen uns im Folgenden 3 Lösungen an, die das Beste aus Ihrem Fulfillment-Prozess herausholen: Fulfillment-Dienstleister, ERP-Systeme und ein sinnvoller Einsatz von IoT.

Nur kleine Onlineshops mit sehr wenig Logistikaufwand profitieren davon, die gesamte Auftragsabwicklung selbst in die Hand zu nehmen. Ab einem gewissen Volumen – grob gesagt ab etwa 2.500 Bestellungen pro Monat – wird der Aufwand meist zu groß und damit ineffizient. An diesem Punkt lohnt es sich, einen Fulfillment-Dienstleiter zu beauftragen und so Zeit sowie Geld zu sparen. Dienstleister in diesem Bereich übernehmen dabei einige oder alle der folgenden Dienstleistungen:

• Auftragsannahme
• Lagerung
• Kommissionierung
• Verpackung
• Frankierung
• Versand
• Retourenmanagement
• evtl. Mahnwesen und Kundenservice

Ein Fulfillment-Partner sollte immer gewährleisten, dass das Geschäft so effizient, fehlerfrei und kundenfreundlich wie möglich läuft – zu Zeiten von Bestellspitzen oder geringer Nachfrage gleichermaßen. Shop-Inhaber können sich dadurch auf Wichtigeres konzentrieren und sich um die Personalisierung des Onlineshops, die eigene Marke und die Kundenakquise kümmern.

Neben einem Dienstleister als Partner, der die Bedeutung von effizientem Fulfillment genau kennt, gibt es auch intelligente Softwarelösungen, die Zeit und Kosten einsparen – eine davon ist ERP. Das Kürzel steht für Entrepreneur Ressource Planning und bezeichnet eine funktionsübergreifende Software, die es erlaubt, logistische Aufgaben zu automatisieren.

Das ist besonders im Fulfillment-Bereich – also dem gesamten Prozess der Auftragsabwicklung von Lagerung über Prüfung der Bestellvorgänge bis zur Auslieferung und Retouren-Bearbeitung – von Vorteil. Anhand von ERP-Systemen werden vielfältige Lösungen angeboten, die Arbeitsschritte einfacher, übersichtlicher und effizienter machen und es erlauben, flexibler auf Peaks und Valleys zu reagieren.

Gute Fulfillment-Dienstleister arbeiten übrigens immer mit ERP-Systemen und integrieren ihre Plattform nahtlos in ein solches System. Welche vier konkreten Vorteile Entrepreneur Ressource Planning bringt, erfahren Sie im Folgenden.

Im Fulfillment-Bereich kommt oft Software zum Einsatz, die als Teillösung zum Beispiel die Buchhaltung, die Warenwirtschaft und die Personalverwaltung sowie den konsequenten Datenaustausch über Abteilungen hinweg behindert statt verstärkt.

Eine Ansammlung von einzelnen Lösungen ist für Unternehmen mit mehreren Abteilungen jedoch keine zukunftssichere Herangehensweise und mehr als inneffizient. Denn Daten werden lückenhaft eingespeist, Rechnungen gehen verloren und Menschen verwenden die Software nicht konsequent genug.

Vielmehr sollte auf eine Komplettlösung gesetzt werden, die als Basis alle wichtigen Funktionen bietet und durch Module erweiterbar ist. So lässt sich eine zentralisierte und transparente Steuerung etablieren. Die Faktoren, die die klassische Logistik bestimmen, entsprechen auch den Funktionen, die ein ERP-System im Fulfillment-Einsatz leisten muss:

• die Anpassung der Arbeitsabläufe
• das Management der Aufträge
• die Verwaltung der Lagerflächen
• der Überblick über Materialbestände
• die Überwachung von Bestellungen
• das Abgleichen von Fortschritten in Abteilungen
• die Planung von Prozessen innerhalb des Unternehmens
• das Vorhandensein von Schnittstellen für die Systeme der Kunden
• Kommunikationstools für interne und externe Kommunikation
• Digitale Ablage für Dokumente, Dateien, Mails etc.

Unternehmen müssen genau wissen, in welchen Bereichen Bedarf besteht. Nur anhand einer Analyse sämtlicher im Unternehmen stattfindender Prozesse und der genauen Betrachtung der Anforderungen kann eine passende ERP-Lösung gewählt werden.  Kleinere Unternehmen, die keine hauseigenen IT-Fachkräfte beschäftigen, wählen beispielsweise ERP-Systeme, die die Grundfunktionen für die Administration und den Handel erfüllen und auf Wunsch erweiterbar sind.

Erfolgt im Fulfillment die Abgabe der Auftragsabwicklung an ein ERP-System, verspricht dies ein automatisiertes und beschleunigtes Verfahren der Abläufe. So optimiert die Software im Handelssektor folgende Bereiche:

• Lagerhaltung
• Bestellungsabwicklung
• Verpackung und Frankierung
• Versand
• Track and Trace
• Retouren
• Rechnungen und Mahnungen
• Kundendienst (Online-Support oder Hotline)

Dank ERP-Systemen wird die Bearbeitungszeit verkürzt und selbst internationaler Versand einfacher gemacht. Dabei wird mit Paketdiensten in Deutschland zusammengearbeitet, um eine möglichst schnelle Auslieferung zu garantieren.

Auch der klassische Vertrieb kann dank ERP-Systemen im Fulfillment auf ein neues Level gehoben werden. Denn ERP-Lösungen verfügen über eine integrierte Kontaktdatenbank (CRM-Tool), die nützliche Informationen der Kunden sammelt sowie verarbeitet und den Vertrieb im Tagesgeschäft unterstützt. Zudem sind nützliche CRM-Analysefunktionen wie Sales-Forecast, Presales-Support oder Messung der Kundeninteraktionen dank ERP integriert.

Ein weiterer Vorteil von ERP-Systemen im Vertrieb ist, dass eine einfache Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen gegeben ist. Mussten zuvor sämtliche Abteilungen wie Buchhaltung, Logistik, Controlling oder Marketing über getätigte Bestellungen informiert werden, übernimmt die ERP-Software nun die vollständige interne Auftragsabwicklung – und das vollautomatisiert.

Hinsichtlich der zusätzlichen Funktionen, die ERP-Systeme bieten können, sollten Dienstleister genau abwägen, welche Funktionen tatsächlich unabdingbar sind und auf was verzichtet werden kann. Entscheidend ist hier auch, für welche Onlineshops und Geschäfte das Fulfillment übernommen wird.

• Welche digitalen Schnittstellen sind nötig?
• Wird das System ständig erweitert/gewartet?
• Ist das System in der Lage, Daten von mehreren Verkaufsplattformen zu bündeln?

Wenn diese Faktoren bedacht wurden, dann kann eine zielführende Softwarelösung ausgewählt und in die Unternehmensstruktur implementiert werden. Die Implementierung verursacht immer Kosten und braucht Zeit, denn die Systeme sind umfangreich und in der Regel komplex.

ERP-Systeme garantieren schnellere und genauere Datenverarbeitung, weniger Fehlerquellen und abteilungsübergreifende Kommunikation sowie zentrale Datenbanken. Die Wahl des Systems und dessen Implementierung braucht zwar Zeit, bei konsequenter Verwendung können auf längere Sicht jedoch Ressourcen gespart werden. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass ein ERP-System für optimierte Prozesse, eine geringere Fehlerquote und zufriedenere Kunden sorgt.

Last but not least werfen wir im letzten Abschnitt einen Blick darauf, wie das Internet of Things (IoT) dabei helfen kann, Fulfillment-Prozesse effizienter zu gestalten. Das IoT ist in dabei von zentraler Bedeutung und zählt zu den wichtigsten technologischen Innovationen der vergangenen Jahre.

Schließlich bietet die digitale Vernetzung von physischen Objekten viele Chancen für die Logistik.  Denn dadurch lassen sich viele Prozesse schneller, verlässlicher, effizienter und umweltfreundlicher umsetzen. In der Logistik ergeben sich viele Potenziale, wobei wir im Folgenden fünf davon näher beleuchten.

Mit dem Internet der Dinge beginnt die digitalisierte Logistik direkt nach der Produktion mit dem sogenannten Tracking. Die Lieferung der einzelnen Güter wird in der Industrie – zunehmend mittels RFID-Technologie – bis zu ihrem Bestimmungsort in Echtzeit nachverfolgt. So wissen sowohl Hersteller als auch Endkunden stets, wo sich die versandten Waren gerade befinden.

Durch das Tracking kann der Hersteller die weiteren Folgeschritte innerhalb der Lieferkette besser vorhersehen und planen – und das bis hin zu den genauen Lieferinformationen für den Endverbraucher. Für den Endkunden ist eine Einsicht in den Warentransportweg ebenfalls hilfreich. So weiß dieser nicht nur, wann seine Bestellung letztendlich eintreffen wird, sondern muss sich bei eventuellen Verspätungen nicht vor einem Paketverlust fürchten.

Sobald die Güter im Lager eingetroffen sind, geht es sofort auf smarte Art und Weise weiter. Das Internet der Dinge beeinflusst nämlich auch die Lagerlogistik. So kann das Lagern, Sortieren, Kommissionieren und Verpacken der Waren wesentlich vereinfacht werden. Beispielsweise können intelligente Transportroboter zum Einsatz kommen.

Diese Maschinen sind u. a. in der Lage, Produkte, die relativ hoch oben im Regal stehen, bei Bestelleingang zu entnehmen – ohne dass ein Mitarbeiter zunächst eine Leiter emporklettern muss. So kann nicht nur von einer sicheren Lagerlogistik profitiert werden, sondern auch von einer beschleunigten.

Immer wieder kommt es vor, dass Sendungen unter einem falschen Namen aufgegeben werden. Betrügerische Bestellungen sind keine Seltenheit, doch IoT in der Logistikbranche kann dabei helfen, Betrugsfälle mittels Predictive Analytics aufzudecken und einzudämmen.

Mit dieser Analysemethode wird eine umfassende Betrugsprüfung durchgeführt, sobald ein neuer Auftrag eingegangen ist. Die aktuelle Bestellung wird dabei mit den vorherigen Versandinformationen des gleichen Kunden verglichen. Wenn diese nicht übereinstimmen, erhält der Kunde eine Anfrage, ob er tatsächlich diese Sendung aufgegeben hat. Im Falle eines Betrugs wird der Auftrag automatisch gelöscht. Auf diese Weise lassen sich Kosten vermeiden und die Kundenzufriedenheit sicherstellen.

In der Logistikbranche gibt es, wie auch in anderen Wirtschaftsbereichen, bestimmte Herausforderungen – so z. B. Rücksendungen. Diese sind nicht planbar und trotzdem müssen Unternehmen sie so einfach wie möglich gestalten, um erfolgreiche Kundenbeziehungen zu bauen. Der Einsatz des Internets der Dinge hilft dabei, Rücksendungen effektiv zu steuern.

Sämtliche Reparatur- und Retourprozesse finden automatisiert statt, sodass sie in kürzester Zeit und in höchster Qualität durchgeführt werden können. Auf diese Weise sinkt die Fehlerquote bei der Bearbeitung von Retouren deutlich, der Prozess dauert weniger lang und die Kundenzufriedenheit steigt.

Für produzierende Unternehmen sind Bestand und Qualität der Waren sowie rechtzeitige Lieferung von zentraler Bedeutung. Mit einem IoT-Konzept können Transportbehälter, in denen sich die jeweiligen Waren befinden, mit speziellen Sensoren ausgestattet werden, die dem Qualitätsmanagement dienen.

Die Sensoren erkennen, wenn der Behälter während des Transports schädlichen Umwelteinflüssen ausgesetzt ist und sperrt sich im Gefahrenfall automatisch. Die Qualitätsmanager des Unternehmens erhalten außerdem einen entsprechenden Alert und wissen so ganz genau, welche Lieferung vor dem Einsatz auf ihre Funktionsfähigkeit überprüft werden sollte.

Es besteht kein Zweifel, dass die Digitalisierung die gesamte Wirtschaft völlig verändert. Besonders die Logistik – das Lagern, Kommissionieren, Verpacken und Transportieren von Waren – erlebt einen großen Umschwung durch forcierte Digitalisierung und Automatisierung. Dieser Prozess birgt viele Potenziale. Nach dem Lesen dieses Beitrags kennen Sie die wichtigsten positiven Faktoren.

Bei diesem Artikel handelt es sich um einen Gastbeitrag, geschrieben von Esther Schwan von Alaiko.